Ratgeber
Prüffristen verwalten, ohne dass etwas durchrutscht
Das Problem ist selten das Prüfen. Betriebe, die ihre Anlagen ernst nehmen, bekommen die Prüfung organisiert.
Das Problem ist das Nicht-Vergessen — über Jahre, über Personalwechsel, über zwei Standorte hinweg. Und der Nachweis hinterher, dass nichts vergessen wurde.
Welche Fristen überhaupt gelten und wie man sie ableitet, steht im ersten Teil zu den wiederkehrenden Prüfungen. Dieser Text setzt danach an.
Das eigentliche Problem
Eine Prüffrist ist keine einzelne Aufgabe, sondern eine Kette: fällig werden, jemanden zuweisen, durchführen, Ergebnis festhalten, bei Mängeln nachverfolgen, nächste Fälligkeit setzen. Sechs Schritte, die alle zusammenhängen.
Reißt die Kette an einer Stelle, fällt es meist erst beim nächsten Durchlauf auf. Oder bei der Begehung.
Warum Excel kippt
Für dreißig Anlagen an einem Standort funktioniert eine Tabelle gut. Der Bruch kommt nicht bei einer bestimmten Zahl, sondern bei einer bestimmten Situation: wenn mehr als eine Person die Liste pflegt.
Ab da entstehen zwei Wahrheiten. Jemand trägt eine Prüfung ein, jemand anders hat die Datei gerade offen, eine Version gewinnt. Der Fehler ist danach unsichtbar, weil die Tabelle weiterhin vollständig aussieht.
Der zweite Bruch kommt mit dem Nachweis. Eine Tabelle zeigt den Stand von heute. Sie zeigt nicht, wer wann was eingetragen hat — und genau danach wird im Ernstfall gefragt.
Was ein Turnus braucht
Damit eine Frist von selbst wiederkehrt, braucht sie vier Angaben: das Objekt, den Prüfumfang, das Intervall und den Startpunkt. Das Intervall allein reicht nicht — läuft es ab Fälligkeit oder ab tatsächlicher Durchführung?
Der Unterschied klingt akademisch und ist es nicht. Wird eine Prüfung drei Wochen zu spät durchgeführt und läuft der nächste Turnus ab dem Durchführungsdatum, wandert die Fälligkeit dauerhaft. Nach fünf Jahren liegt sie im falschen Quartal.
Sinnvoll ist meist, ab Fälligkeit zu rechnen und die Verspätung sichtbar zu lassen, statt sie stillschweigend in den Plan einzuarbeiten.
Fremdfirmen und Übergaben
Prüfungen durch externe Dienstleister sind der häufigste Ort, an dem Nachweise verloren gehen. Das Protokoll kommt per Mail, landet in einem Postfach, und ist zwei Jahre später nicht mehr auffindbar.
Was hilft, ist banal: Der Nachweis gehört an das Objekt, nicht in einen Ordner nach Datum. Wer die Anlage aufruft, muss ihre Historie sehen, ohne zu wissen, wann geprüft wurde.
Dasselbe gilt bei Personalwechsel. Ein Prüfplan, der nur im Kopf einer Person existiert, ist kein Prüfplan.
Was in eine belastbare Prüfliste gehört
Unabhängig vom Werkzeug — diese Angaben braucht jeder Eintrag:
Objekt und Standort
Eindeutig identifizierbar, nicht „Kompressor Halle 2". Bei gleichartigen Geräten entscheidet die eindeutige Kennzeichnung am Objekt, ob die Zuordnung später noch stimmt.
Prüfumfang und Grundlage
Was geprüft wird und woraus sich das ergibt. Ein Verweis auf die Gefährdungsbeurteilung genügt, wenn er auffindbar ist.
Intervall, Startpunkt, letzte Durchführung
Alle drei. Aus zweien lässt sich die nächste Fälligkeit nicht zuverlässig berechnen.
Verantwortliche Person
Namentlich, nicht „Instandhaltung". Eine Abteilung vergisst nichts, aber sie erinnert sich auch an nichts.
Opspect unterstützt dabei: Prüfpläne mit Turnus je Anlage, automatisch vorgeschlagene Fälligkeiten, Zuweisung an Personen, Foto-Protokoll bei der Durchführung, und QR-Etiketten am Objekt, über die man vor Ort direkt beim richtigen Datensatz landet.
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Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich Software statt Excel?
Weniger eine Frage der Anzahl als der Beteiligten. Sobald mehr als eine Person die Liste pflegt oder Nachweise gegenüber Dritten nötig werden, wird die Tabelle zum Risiko.
Sollte das Intervall ab Fälligkeit oder ab Durchführung laufen?
Meist ab Fälligkeit. Rechnet man ab Durchführung, wandert die Fälligkeit bei jeder Verspätung dauerhaft.
Wie lange müssen Prüfnachweise aufbewahrt werden?
Das hängt von Anlagenart und Vorschrift ab. Verbreitet ist, den Nachweis mindestens bis zur übernächsten Prüfung vorzuhalten; bei überwachungsbedürftigen Anlagen gelten eigene Regeln.
Wie kommen Protokolle von Fremdfirmen sinnvoll in den Bestand?
Am Objekt hinterlegt statt in einer Ordnerstruktur nach Datum. Entscheidend ist, dass man von der Anlage aus zur Historie kommt und nicht umgekehrt.